浅谈工程建设项目的信息管理

2020-06-30 13:55 次浏览

摘要:站在工程建设项目业主的角度,浅谈信息及信息管理的内容及管理要点和管理方法,并追崇的技术发展,探索了如何致用。

关键词:建设项目;业主;信息管理;档案

信息时代的来临为建筑业带来了一场技术革命,在科技应用日渐普及的今天,工程网络化将会是未来建筑业发展的趋势。中国建筑业的管理基础比较落后,在很大程度上轻视信息技术,知识底子薄、设备不够先进也制约了信息技术在中国建筑工程管理领域的发展,整体水平与国际上有着相当的差距。随着中国在世界经济政治舞台角色的逐渐升级,中国建筑业与国际接轨的需求日渐强烈,加强技术创新、积极运用信息技术提高项目管理水平成为建筑业竞争和项目成功运行的关键因素。对于信息工作,不同的时期技术条件不一样,随之而带来的管理内容、管理方式和要求等也有所不同。以下就基本建设项目中业主方对项目信息的管理谈几点认识。

1 在工程建设项目中业主应该管理哪些信息

立足于目前的技术水平,我认为业主方在工程建设项目中管理的信息应包括:档案(资料)、电子信息和音像资料。
从文件的起草(或接收)到处理成资料,再到整编成档案是档案的生成流程。我们(作为信息管理者)往往面对的是一堆经过使用人初筛的文件,统称为资料。这些资料经过档案工作人员的分类整理和必要的编录,分成了档案、资料和无用文件。
随着计算机技术的普及和应用,电子档案已经成为档案人员不得不面对的新问题,这就要求我们必须调整观念、顺应其发展。在工程上,目前面对的有两大类电子档案:图纸(CAD图纸或扫描的图纸);管理文件的电子版(现在的文稿多由WORD等生成,所以又是原始版。而进度计划的Project文件似只有保留电子版更便于应用)。这里所谈的是电子信息。

2 项目档案如何管理

一般把档案的范围界定为三个层次:公司档案、项目档案和工程档案。三者向后包容,项目档案比工程档案多一部分项目论证立项及管理的内容,而公司档案则又多一些有关流域规划、企业活动等内容。
对于这些档案该如何管?从常规档案管理的角度出发,首先应确定档案的分类。在自成系统的这个范围内,对管理对象(档案)要有一个系统的分类。行业有分类方案的应尽量采纳,能不自己做的工作(尽量用存在的东西,以互通为宗旨)尽量不要自己去做,但不能适应本项目情况的则一定要改。其次,应收集哪些资料?这就牵涉到必须确定档案的归档范围。范围过宽,浪费人力物力,增加企业成本;范围太窄,则达不到目的,解决不了问题。
在界定的归档范围内,如何确定其各部分档案的保管期限,也是我们必须首先解决的问题。依据国家规定的永久、长期、短期三类保管期限,我们认为:大型工程项目这样确定保管期限比较合适:永久(大于50年)、长期(10-50年)、短期(10年)。小于10年保管期限的文件不按档案要求整理和保管,仅作资料保存和利用。
以上谈了三个问题:分类、归档范围和保管期限。这三个问题是项目档案管理的最基本问题,制约着所有工作的开展,往往由两个表来实现:项目档案分类表和项目档案归档范围与保管期限表。当然,不是一定要在这两张表备妥之后方可工作,我们指的是要对相关问题有一个确定的认识或成熟的考虑。
解决了上面三个基本问题,也就解决了个性的问题。在这个前提下,才能够按照国家档案局颁发的科技档案整理的一般要求和相关规范开展工作。

3 项目档案收集与整编中常见的主要问题

国家档案局对项目档案的验收强调六个字:齐全、完整、准确。齐全指的是该有的类目不能缺失;完整是指成套的档案中不能少东西;准确是指检验存档的文件是否签认手续齐备,以保证其真实地反映客观实际工程情况。有关几个重点问题是:
(1)前期文件的收集。
前期文件大多产生在项目的准备阶段,那时,组织机构往往不健全、人员不到位(项目能不能上还说不准),对资料的保管也不够重视,所以,容易缺失文件或者找不到原件。我们应当注意收集以下几方面的文件:项目建议书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境影响报告书(或调查报告)、设计任务书(计划任务书)和初步设计报告、融资协议、征地红线图等;
(2)竣工图的准确与齐全。
竣工图成套性比较强,但有时也遗漏某些部位和子项的图纸。竣工图最需要关注的是准确。它的版本很重要,必须是最终的版本。如何实现这一目的呢?对档案人员(或信息管理部门)来说就是严管签认手续,竣工章规定的栏目必须由主管技术负责人签字(不能盖章,盖章容易由其他人代替,达不到签认的目的);
(3)电子档案的问题。
在项目档案中,保留或制作档案的电子拷贝,获益最大的要算是竣工图了。图纸的整理与保管一向比较麻烦,使用中损毁的情况也时有发生。最好的解决办法就是使用电子文件。设计院现今几乎都采用CAD软件完成设计,可以在设计图(DWG文件)上进行修改得到竣工图的电子文件。但电子文件目前无法律认可的签认标准,而无法实现签字,所以只能作为副本使用。在这种模式下,就必须保存一套签认完备的纸质档案以作档案的凭证性之用。
(4)往来文函太繁杂但仍需保留。
工程完工后会面临很多的问题:国家规定的竣工审计、工程保险的索赔和工程总结以及面对其他工程项目到本工程的调研。
经常在遇到问题时,技术方面要查的就是监理月报或相关报告。对于其他如投资问题或施工方法问题要查的则是文函。
文函涉及的内容太广,因此一般在归档时不再细分类,可在电子目录中进一步分类,根据讨论的问题或业主关注的类别另设识别字段及关联字段(参考文号)。
我们的经验是:目录进数据库,实体按文号顺序排,进行短期档案或资料的保管(建设周期短的工程可作资料处理);
(5)设计简单实用的文件编号规则。
①给各个参建单位定义代号。很多单位都有字母代号,直接用即可,如成勘院是CHIDI,二滩公司是EHDC,等等;
②按发文、收文、年代、流水号定义文件编号,规则是:发文单位/收文单位/年代/流水号,如CHIDI/EHDC/1998/001。流水号用三位较合适,且在前面补0,便于计算机管理。

4 电子信息的管理

除电子档案以外,还有两类文件需要考虑:一类是拟制文件时形成的原始电子文件(包括招投标等活动中或各种委托合同成果中收到的电子拷贝文件);第二类则是建设网站等的系统性组织工作形成的系统性文件。这类文件的管理受技术条件和当前计算机软硬件环境的条件影响极大。按规范要求,必须有一套相关的硬软件平台一同存档,从而增大了管理的难度。如果过于苛求,将会得不偿失。从实用的观点出发,在实际操作中,应注意如下几点:
(1)文件的收集是否齐全?是否是最新的版本(最终版)?必要时要与纸质文件抽样校对;
(2)单个文件归并目录的层次性与系统性(即合理设置目录结构,使得根据文件存放的位置就一目了然文件的归属);
(3)必要的标引与注释。在存放文件的介质(常是光盘)上应进行标识,以便一目了然;
(4)应从计算机或网络管理的角度出发,对信息的安全防患于未然。采取的主要手段有:①防病毒、防黑客:通过安装这类软件,定期更新软件版本,安排专门人员做该项工作;②勤备份、常整理:经常对数据进行备份,保留2-3个版期的备份介质;常整理就是删除无用的副本和无用的文件,或移动归类到恰当的目录中;③采用必要的文件压缩技术:现在的文件压缩技术智能性很强,例如WinRAR3.2,操作完全透明,文件的存取与压缩与常规文件夹的使用完全一样,既可以处理zip格式,也可以处理RAR格式;④顺应时代与技术的发展,及时将不安全技术变为历史。
(5)信息的集中统一管理。信息的共享有两种方式:文件分发和网络共享。把电子文件分发给每一个有关的人或计算机,无疑是比分发纸质文件大大地进了一步,实现了无纸办公。但是,电子文件越来越多,个人的整理水平和时间也受限,所以,应用现代的网络技术是信息共享的最佳方案。对于有条件的单位而言,可以建立一个内部网络,安排专门的管理人员专门组织和发布信息。这样做界面友好,查询信息也很方便;如果没有专门人员,也可以采用目录与文件共享的方式,在一台机器上专门组织发布信息,通过目录定义进行信息分类,通过浏览文件实现信息(文字、图象、声音)的获取
(6)网页技术与B/S模式是项目信息管理的较好选择。站在业主的立场进行项目的信息管理,面对施工、监理和建管(业主本身)三个应用层,即便是有了畅通的硬件环境,但应用信息者的水平也差异很大,对于低层次的较难照顾。鉴于此,采用网页及网页的链接基本上可以解决信息浏览共享的问题。采用固定格式的动态网页,可以让初学者在限定的页面上提供需要的信息,并保证不会因软件问题而卡壳。

5 音像资料的采集与管理

所谓音像资料,泛指录音、录像和照片资料,而且主要是视频和照片。
(1)数码照相技术已经使照相技术改朝换代。
近年来,数码照相技术日趋成熟,现在已经到了可以取代传统胶片照相技术的地步。照相成本低、快速、免冲印、报告插图方便、易于管理和收藏,使得使用者更愿使用数码相机。随着数码冲印的普及和价格的下降,在项目管理上完全可以免去传统相机了(成都市兴蓉投资公司的实践证明了这一点)。
在项目管理中,照相主要是用来记录工程形象面貌和一些特殊的场景与活动,因此,具有其特殊性。我们认为,机器的选型有如下特点:①最高分辨率有400万像素即可(如果要拍地图又另当别论);②一般场景,用1 000-1 600线的分辨率即可,特殊场景才使用最高分辨率用于放大(利用相机的次高分辨率,其锐度往往要明显地好一些)。
作为项目的业主,在建设项目的进程中,利用照片拍摄手段可以完成以下几个专题的工作:①宣传画册;②技术(工程)画册;③所建工程的施工机械(设备)专辑;④所建工程的形象进度面貌;⑤工程施工方法专题;
(2)摄像技术与视频资料。
从工程应用的角度出发,格式专业摄像机或高档DV摄像机都可以满足应用的需求。前者是模拟系统,便于与电视台交换资料制作影片,而后者是数字系统,投资少,对计算机网络系统应用较好的单位特别适宜。

6 结束语
对于建设项目的信息管理,以上主要谈了传统的三大方面的基础信息管理问题,其实质就是要把网络建好、把计算机用好。
容易理解的是:信息管理就是管理信息。但是,不仅于此,这只是静态的信息管理。那么,动态的信息管理又是什么呢?动态信息管理就是管信息的应用、管信息流,对信息流的过程进行管理,在此不再赘述。

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